[카테고리:] 업무 글쓰기

회의록 작성법, 오간 말을 받아 적기보다 결정 사항과 할 일을 먼저 정리해야 읽는 사람이 바로 움직일 수 있습니다. 포장 사양 변경 회의 사례로 받아쓰기식 회의록과 비교하고, 바로 쓸 수 있는 회의록 양식을 함께 정리했습니다.

독촉 메일, 아직 안 됐는지만 물으면 작성 중이라는 답만 돌아옵니다. 협력사 성적서 요청 사례로 완료 여부 대신 진행 상황을 묻는 방법을 살펴보고, 독촉 메일을 보내는 타이밍과 제목, 부드럽게 바꿔 쓰는 표현과 예시를 정리했습니다.

업무 요청 메일, 받는 사람이 되묻지 않고 바로 일을 시작할 수 있게 써야 합니다. 측정 데이터 요청 메일 예시로 제목과 본문을 쓰는 방법을 정리하고, 빨리 대신 기한을 시각으로 적어야 하는 이유와 바로 쓸 수 있는 메일 형식을 함께 소개합니다.

업무 실수 보고, 왜 그랬는지보다 무엇이 잘못됐고 지금 어떤 상태인지를 먼저 말해야 변명처럼 들리지 않습니다. 발주 수량 입력 실수 사례로 보고 순서를 비교하고, 실수를 빨리 알려야 하는 이유와 첫 문장 꺼내는 법을 정리했습니다.

중간보고, 다 만든 뒤 한 번에 보여 주면 마감 날에야 방향이 틀렸다는 것을 알게 될 수 있습니다. 사내 행사 기획안 사례로 중간보고가 필요한 이유를 살펴보고, 언제 중간보고를 하면 좋은지 네 가지 타이밍을 정리했습니다.

업무 지시 받을 때, 무엇을 어떻게 할지보다 이 일을 왜 하는지부터 확인해야 다시 하는 일이 줄어듭니다. 불량 데이터 정리 지시 사례로 목적에 따라 결과물이 어떻게 달라지는지 살펴보고, 목적을 자연스럽게 묻는 질문을 정리했습니다.

결론부터 말하기, 말로 하는 보고에서는 듣는 사람이 첫마디에 핵심을 알 수 있어야 합니다. 출장 결과 보고 사례로 두괄식 보고와 나열식 보고를 비교하고, 결론을 한 문장으로 정리하는 방법과 결론이 아직 없을 때 말하는 법을 정리했습니다.

메일 수신 참조 차이, 할 일이 있는 사람은 수신에, 알고만 있으면 되는 사람은 참조에 넣는 것이 기본입니다. 수신·참조·숨은참조의 뜻과 넣는 기준을 회사 메일 사례로 정리하고, 숨은참조와 전체 회신을 쓸 때 주의할 점도 함께 설명합니다.

사실과 의견 구분, 업무 보고에서는 확인한 사실과 나의 판단을 나누어 말하는 것이 핵심입니다. 설비 이상과 신규 시스템 반응 보고 사례로 두 가지가 섞일 때의 문제를 살펴보고, 사실과 판단을 구분해 쓰는 표현을 정리했습니다.

보고 잘하는 법, 핵심은 내가 한 일보다 상대가 알고 싶은 것을 먼저 말하는 데 있습니다. 과정 순서로 하는 보고와 상대 중심 보고를 회사 사례로 비교하고, 보고하기 전에 스스로 던져 볼 질문 한 가지를 정리했습니다.