AI로 이메일이나 보고서의 초안을 만들었다면 제출하기 전에 한 번 더 확인할 필요가 있습니다. AI가 작성한 문장이 자연스럽더라도 실제 업무에 그대로 사용해도 되는 내용인지는 별개의 문제이기 때문입니다.
앞선 글에서 살펴본 것처럼 AI는 사실과 다른 내용을 넣거나, 내가 요청하지 않은 약속과 판단을 추가할 수도 있습니다. 따라서 제출 전에는 문장의 완성도보다 목적, 정확성, 추가된 내용, 회사 상황, 설명 가능 여부를 확인하는 것이 중요합니다. 이번 글에서는 이를 AI 업무 체크리스트 5가지로 정리해보겠습니다.
1. 무엇을 전달하려는지 바로 보이는가
먼저 문서의 목적을 확인합니다. 이메일이라면 상대방에게 무엇을 알리고 무엇을 요청하는지, 보고서라면 무엇을 보고하고 어떤 판단이 필요한지가 바로 보여야 합니다.
AI가 작성한 초안에는 배경설명이나 일반적인 문장이 많이 들어가면서 정작 중요한 내용이 뒤로 밀릴 수 있습니다. 이럴 때는 불필요한 내용을 줄이고 핵심을 앞쪽으로 가져오는 것이 좋습니다.
확인할 때는 두 가지를 생각해보면 됩니다.
이 이메일을 받은 사람은 무엇을 해야 하는가?
이 보고서를 읽은 사람은 무엇을 알아야 하는가?
답이 바로 나오지 않는다면 내용을 조금 더 정리할 필요가 있습니다.
2. 숫자·사실·출처를 확인했는가
AI가 작성한 초안에 숫자나 사실이 들어 있다면 가능한 한 원자료와 직접 확인합니다. 보고서에서는 매출, 원가, 증감률, 환율, 날짜, 고객명과 제품명 등이 대상이 될 수 있고, 이메일에서는 회의 일정, 회신기한, 담당자와 같은 정보가 중요합니다.
외부 자료를 사용했다면 출처도 확인해야 합니다. 출처가 실제로 존재하는지뿐 아니라 해당 자료가 작성된 내용을 실제로 뒷받침하는지도 살펴볼 필요가 있습니다.
원자료를 바로 확인하기 어렵다면 다른 생성형 AI에도 같은 내용을 질문하거나 검색 기능이 있는 AI를 이용해 답변과 출처를 서로 비교해보는 것도 도움이 됩니다. 다만 여러 AI가 같은 답을 한다고 해서 그것이 사실로 확인된 것은 아닙니다. 중요한 숫자나 의사결정에 영향을 주는 정보라면 가능한 한 공식 자료나 신뢰할 수 있는 원출처까지 확인하는 것이 좋습니다.
AI가 자신 있게 작성했다는 것과 사실이 확인됐다는 것은 다릅니다.
3. 내가 제공하지 않은 내용이 추가되지 않았는가
AI가 문장을 완성하는 과정에서 사용자가 말하지 않은 일정이나 약속, 원인 또는 결론을 추가할 수 있습니다.
예를 들어 이메일에 “추가 자료는 금주 중 전달드리겠습니다”라는 문장이 들어갔는데 실제로 그런 계획이 없다면 삭제해야 합니다. 보고서에 “10월까지 개선안을 확정하겠습니다”라고 적혀 있다면 실제로 합의된 일정인지 확인해야 합니다.
원인이나 판단도 마찬가지입니다. 내가 확인하지 않은 내용을 AI가 자연스럽게 채워 넣었다면 그대로 사용해서는 안 됩니다.
이 단계에서는 “이 내용은 내가 실제로 알고 있거나 결정한 내용인가?”를 확인하면 됩니다.
4. 우리 회사의 상황과 실제 업무에 맞는가
AI가 제시한 내용은 일반적으로는 타당해 보여도 우리 회사의 상황에는 맞지 않을 수 있습니다. 예를 들어 AI가 원가절감 방안으로 공급업체 변경을 제안하더라도 실제 업무에서는 고객 승인, 품질검증, 계약조건, 금형 이전이나 물류 문제 등을 함께 검토해야 할 수 있습니다.
표현도 확인해볼 필요가 있습니다. 회사에서 평소 사용하지 않는 추상적인 표현이 많이 들어가 있다면 실제 업무에서 사용하는 용어로 바꾸는 것이 전달에 더 도움이 될 수 있습니다.
이 단계에서 확인해야 할 것은 AI가 제시한 일반적인 답이 아니라 우리 회사에서 실제로 적용할 수 있는 내용인가입니다.
5. 질문을 받았을 때 내가 직접 설명할 수 있는가
마지막으로 문서를 제출한 뒤 질문을 받는 상황을 생각해봅니다. 보고서라면 숫자의 출처, 원인을 그렇게 판단한 이유, 제시한 조치의 근거를 물을 수 있습니다. 이메일에서도 요청한 일정이나 약속의 의미를 다시 확인할 수 있습니다.
다음과 같은 질문에 직접 답할 수 있는지 생각해보면 됩니다.
“이 숫자는 어디에서 나온 건가요?”
“왜 이것을 원인이라고 판단했나요?”
“그래서 무엇을 하겠다는 건가요?”
문서에 적힌 내용인데도 내가 그 근거를 설명하기 어렵다면 다시 확인할 필요가 있습니다.
내 이름으로 제출하는 내용이라면 내가 직접 설명할 수 있어야 합니다.
AI 업무 체크리스트: 제출 전 최종 확인
| 확인사항 | 확인할 내용 |
|---|---|
| 목적 | 무엇을 전달하려는지 바로 보이는가 |
| 정확성 | 숫자·사실·출처를 확인했는가 |
| 추가 내용 | 내가 제공하지 않은 약속·일정·판단이 들어가 있지 않은가 |
| 업무 적합성 | 우리 회사의 상황과 실제 업무에 맞는가 |
| 설명 가능 여부 | 질문을 받으면 내가 근거를 설명할 수 있는가 |
AI 업무 체크리스트는 AI가 만든 결과물을 실제 업무에 사용할 수 있는 내용인지 마지막으로 확인하기 위한 기준입니다. 숫자와 사실을 확인하고, 회사 상황에 맞지 않는 내용이나 내가 의도하지 않은 표현이 들어가 있지는 않은지 살펴보는 과정입니다.
특히 중요한 것은 내가 확인하지 않은 내용을 내 이름으로 제출하지 않는 것입니다. 이메일은 보내는 순간 내 말이 되고, 보고서는 제출하는 순간 내 분석과 판단으로 받아들여집니다.
AI는 초안을 만들 수 있지만, 최종 결과물에 대한 확인은 작성자의 몫입니다.