요즘 회사에서 이메일을 읽다가 가끔 이런 생각이 들 때가 있습니다. “평소 이 사람이 이렇게 썼던가?” 간단한 자료 요청인데 유난히 길거나, 평소 쓰지 않던 정중한 표현이 이어지는 경우입니다.
물론 문체만 보고 AI를 사용했다고 판단할 수는 없습니다. 문제는 AI를 사용했다는 사실이 아니라, AI가 만든 초안을 충분히 확인하지 않고 그대로 사용하는 경우입니다. 업무 이메일에서는 어색한 문체를 넘어 실제 업무에 영향을 줄 수 있는 내용까지 들어갈 수 있기 때문입니다.
1. 간단한 메일이 필요 이상으로 길어진다
AI에게 “자료 요청 이메일을 정중하게 작성해줘”라고 하면 간단한 요청도 여러 문장으로 길어질 수 있습니다. 인사말에 이어 업무 배경을 설명하고, 다시 요청의 취지를 설명하다 보면 정작 필요한 내용은 몇 줄인데 이메일은 한참 길어집니다.
예를 들어 같은 회사에서 평소 자주 업무를 주고받는 사람에게 자료를 요청한다고 해보겠습니다.
안녕하세요.
바쁘신 업무 중에도 항상 협조해 주셔서 감사드립니다. 다름이 아니라 현재 진행 중인 업무와 관련하여 필요한 자료를 요청드리고자 메일을 드립니다.
틀린 문장은 아니지만 다음 정도로도 충분할 수 있습니다.
안녕하세요.
아래 자료를 9월 25일까지 전달 부탁드립니다.
업무메일은 길다고 해서 더 정확하게 전달되는 것은 아닙니다. 오히려 불필요한 설명이 많아지면 상대방이 무엇을 해야 하는지 찾는 데 시간이 더 걸릴 수 있습니다.
2. 상대방과 관계에 맞지 않는 말투가 나온다
팀원에게 보내는 메일과 임원에게 보고하는 메일, 고객에게 보내는 메일은 표현이 같을 수 없습니다. 하지만 AI에게 수신자와 관계를 충분히 알려주지 않으면 비슷한 형식과 말투의 이메일이 만들어질 수 있습니다.
평소에는 “김 과장님, 아래 자료 오늘 오후까지 부탁드립니다.”라고 쓰던 사람이 갑자기 “바쁘신 업무 중에도 노고가 많으십니다. 원활한 업무 진행을 위해 아래 자료를 확인하시어 전달하여 주시면 감사하겠습니다.”라고 쓰면 내용에 문제가 없어도 어색하게 느껴질 수 있습니다.
특히 사내 이메일에서는 지나치게 정중한 표현이나 평소 사용하지 않는 맺음말이 반복되면 오히려 의사소통이 부자연스러워질 수 있습니다.
3. 하지도 않은 약속이 들어간다
문체보다 더 주의해야 할 것은 AI가 작성자가 요청하지 않은 내용을 자연스럽게 추가하는 경우입니다.
예를 들어 일정 변경을 알리는 이메일을 AI에게 작성하게 했는데 마지막에 다음과 같은 문장이 들어갔다고 해보겠습니다.
수정된 자료는 금주 중 별도로 전달드리겠습니다.
문장은 자연스럽습니다. 하지만 작성자에게 실제로 추가 자료를 보낼 계획이 없었다면 그대로 발송하는 순간 상대방에게는 하나의 약속이 됩니다.
“확인 후 조속히 회신드리겠습니다”, “추가 자료는 별도로 공유드리겠습니다” 같은 표현도 마찬가지입니다. AI가 만들어 넣은 문장이 내가 실제로 하려는 행동과 일치하는지 확인하지 않으면 뜻하지 않은 업무가 하나 더 생길 수도 있습니다.
4. 없는 사실을 그럴듯하게 채워 넣는다
날짜, 금액, 담당자, 회의 일정처럼 정확해야 하는 정보는 더욱 주의해야 합니다. 생성형 AI는 제공되지 않았거나 확인되지 않은 정보를 사실처럼 제시할 수 있습니다.
예를 들어 “다음 주 회의 일정 변경 안내 메일을 작성해줘”라고 요청하면서 변경된 날짜를 알려주지 않았다고 생각해보겠습니다. 완성된 이메일에 특정 날짜나 시간이 들어 있다면 그것이 실제 일정인지 반드시 확인해야 합니다.
AI가 완성된 문장을 만들어줬다는 것과 그 안의 정보가 정확하다는 것은 별개의 문제입니다. 특히 날짜, 금액, 이름, 일정과 같이 틀렸을 때 바로 문제가 되는 정보는 발송 전에 원자료와 확인할 필요가 있습니다.
5. 이전 이메일의 맥락을 놓친다
업무메일은 한 통으로 끝나지 않는 경우가 많습니다. 앞선 메일의 질문과 답변이 이어지고, 이미 합의된 일정이나 요청사항을 바탕으로 다음 대화가 진행됩니다.
상대방이 이전 메일에서 이미 “자료는 목요일까지 전달하겠습니다”라고 답했는데 그 내용을 제외하고 AI에게 회신을 작성하게 하면, “자료 전달이 가능한 일정을 알려주시기 바랍니다”처럼 이미 답변받은 내용을 다시 묻는 문장이 만들어질 수 있습니다.
상대방 입장에서는 자신의 메일을 제대로 읽지 않았다고 느낄 수 있습니다. AI에게 회신을 맡길 때는 현재 작성하려는 메일만이 아니라 필요한 이전 대화의 맥락도 함께 고려해야 합니다.
AI로 작성한 이메일, 보내기 전에 이것만 확인하자
AI를 이용했다고 해서 매번 이메일을 처음부터 다시 작성할 필요는 없습니다. 다만 발송 전에 아래 항목 정도는 직접 확인하는 것이 좋습니다.
| 확인사항 | 확인할 내용 |
|---|---|
| 길이 | 없어도 되는 문장이나 반복되는 내용은 없는가 |
| 말투 | 수신자와 관계에 맞는 표현인가 |
| 사실 | 이름, 날짜, 금액, 일정이 정확한가 |
| 약속 | 내가 의도하지 않은 약속이 추가되지 않았는가 |
| 맥락 | 이전 이메일이나 대화 내용과 맞는가 |
마지막으로 처음부터 끝까지 한 번 읽으면서 이렇게 생각해보면 됩니다.
“이 내용을 내가 직접 작성해서 보낸 것으로 상대방이 받아들여도 괜찮은가?”
AI는 이메일 초안을 빠르게 작성하는 데 유용합니다. 하지만 발송되는 이메일에는 AI가 아니라 작성자의 이름이 들어갑니다.
AI는 초안을 만들 수 있지만, 보내기 버튼을 누르는 사람은 결국 나입니다.
다음 글에서는 AI로 만든 보고서를 살펴보겠습니다. 문장은 그럴듯하고 보고서는 길어졌는데, 정작 무엇을 말하려는지 알기 어려운 경우가 있습니다. 숫자와 사실의 오류뿐 아니라, 왜 이런 보고서가 보고받는 사람을 당황스럽게 만드는지도 함께 살펴보겠습니다.