직장 생활을 하고 계신다면 보고서의 중요성을 누구보다 잘 알고 있을 것입니다. 특히 한 장 보고서 작성을 많이 하게 되는데 알다시피 종이 한 장에 보고할 내용을 일목요연하게 담기가 쉽지 않습니다. 그래서 이 책을 소개해 보려고 합니다.
한 장 보고서 끝장내기 읽게 된 배경
보고서 작성은 모든 직장인들에게 숙제입니다. 아무리 애를 써서 작성해도 완벽하다는 평가를 받기는 어렵습니다. 그리고 오랜 시간 공을 들여 보고서를 작성했음에도 불구하고 상사가 생각하는 방향과 차이가 있어 낭패를 본 경험도 많을 것입니다.
그래서 어떻게 하면 보고서 작성을 잘 할 수 있을지 많이 고민했고 이 책을 읽게 되었습니다.
한 장 보고서 끝장내기, 어떻게?
지금부터 이 책을 읽으면서 제가 회사에서 업무를 할 때 적용해야겠다고 생각한 부분을 공유해 드리겠습니다.
보고서의 중요성을 이해하자
직장인은 지식 노동자입니다. 그러므로 직장 내에서 커뮤니케이션 방법은 보고서입니다.그렇기 때문에 직장에서 보고를 잘 하면 커뮤니케이션을 잘 하는 사람이고 유능한 사람으로 인정 받게 됩니다.
상사의 의중을 파악하자
상사의 불만에 대해 관심을 가져보시기 바랍니다. 상사는 왜 나에게 불만을 가졌나요? 아마 상사의 지시를 잊어버렸거나 보고 기한을 놓쳤거나 중요한 일을 미흡하게 처리했을 것입니다.
그러므로 상사의 지시를 받았을 때 상사가 중요하게 여기는 점이 무엇인지 파악을 해야 합니다.
상사의 바쁨을 이해하자
상사는 우리보다 많이 바쁜 사람입니다. 그러므로 우리가 상사의 바쁜 상황을 이해하고 시간을 아낄 수 있도록 배려해 준다면 상사는 우리에게 고마워 할 것입니다. 그렇다면 우리는 어떻게 상사의 시간을 아껴줄 수 있을까요?
우선 보고할 때 결론을 내서 보고해야 합니다. 그리고 보고할 때 결론부터 보고합니다. 그리고 보고서는 간결하게, 한 눈에 전체 현황을 파악할 수 있도록 해야 하고, 근거와 숫자, 그래프 등을 활용해서 불필요한 질문을 하지 않도록 배려해 줘야 합니다.
상사가 무엇을 해야 하는지 알게 하자
보고서를 올렸을 때 가장 당황스러운 경우가 ‘그래서 나보고 뭘 하라는 얘기야?’라고 상사가 물어볼 때입니다. 내가 작성한 보고서를 보고 상사가 무엇을 해야 할지 모르겠다고 한다면 정말 잘못된 보고서일 것입니다. 방향성이 없는 보고서는 이런 상황을 만들게 됩니다. 그러므로 보고서를 작성할 때는 이 일에 대해 상사가 승인을 해줘야 하는지, 두 가지 안 중에 결정을 해야 하는지 정확하게 알 수 있도록 작성해야 합니다.
한 장 보고서 핵심
이 책에서 저자가 설명하는 한 장 보고서 작성을 위한 원칙을 설명해 드리겠습니다.
- 핵심 메세지는 가장 먼저, 그리고 간결하고 명확하게 한 줄로 작성해야 합니다.
- 한 장의 보고서이지만 서론-본론-결론이 명확해야 합니다. 서론에는 보고서를 작성한 배경과 목적이, 본론에는 근거, 현황, 분석 내용이, 결론에는 제안, 계획 등이 반영되어야 합니다.
- 많은 글보다는 도표, 그래프 등으로 시각화를 해야 가독성을 높일 수 있습니다.
- 불필요한 미사여구는 배제해야 합니다.
- 마지막으로 보고서를 읽는 사람의 입장에서 보고서 작성을 기획해야 합니다. 독자가 무엇을 알고 싶어하는지 먼저 파악을 하고 그 궁금증을 해소시켜 줄 수 있는 보고서를 작성해야 합니다.
보고서 작성의 꿀팁
마지막으로 이 책을 읽으면서 얻게 된 보고서 작성 꿀팁을 공유합니다. 종이에 메모를 해서 모니터에 붙여 놓고 보고서를 쓸 때 마다 한 번씩 보면 좋을 것 같습니다.
- 제목만 봐도 어떤 내용의 보고서인지 알 수 있도록 제목을 잘 지어야 합니다.
- 숫자, 도표 등 시각화를 무조건 활용해서 전달하고자 하는 내용을 강조해야 합니다.
- 상사가 ‘그래서 뭐 어떻게 하라는 얘기야?’, ‘나한테 하고 싶은 얘기가 뭐야?’, ‘그래서 결론이 뭔데?’라는 질문이 나오지 않게 작성해야 합니다.
- 결론은 반드시 향후 계획 또는 요청사항으로 마무리 해야 합니다. 그래서 위의 질문이 나오지 않을 것입니다.
- 보고서를 작성한 후에는 ‘그래서’, ‘왜’, ‘어떻게’라는 질문을 스스로 해 보면서 부족한 부분을 보완합니다. 그리고 스스로 더 줄일 수 있나, 군더더기 표현은 없나 계속 고민해 봅니다.
이 책을 읽고 나서 좀 더 나아진 나의 보고서를 기대해 봅니다. 여러분들에게도 도움이 되었으면 합니다.